Не все любят ходить на совещания. Однако нет ничего эффективнее, когда заинтересованные стороны понимают предмет обсуждения и его длительность, а также могут хорошо подготовиться. Как этого добиться?
Если…
Важно, чтобы все участники совещания были равны…
То…
Не стоит собирать сотрудников у экрана в конференц-зале и демонстрировать на нем лица удаленных работников во весь экран.
Зачем?
Так будет трудно определить говорящего и приспособиться к разной громкости микрофонов.
Запомните основное правило эффективной совместной работы: совещания, кроме тех, где все участники находятся в одной комнате, нужно всегда проводить в формате видеоконференции.
У всех возникали случаи, когда при подключении к вызову слышался только шум, эхо и посторонние разговоры. Это очень неприятно. Если хотя бы один участник совещания находится за пределами офиса, нужно проводить видеоконференцию.
Вот рекомендации, которые помогают нам обеспечить эффективное и качественное общение через Интернет:
- У каждого сотрудника должны быть качественные наушники, которые обеспечивают приемлемое качество звука.
- Требуется надежное интернет‑подключение (важно не только для офисных, но и для удаленных сотрудников).
- Создайте правила этикета для звонков по видеосвязи (и строго соблюдайте их!).
- Отключайте звук, когда не говорите, оставляйте видео включенным, чтобы поддерживать связь с командой, и не принимайте вызовы, когда находитесь в шумном месте, например в кафе.
- Каждый участник совещания должен иметь право голоса.
Если…
Вы хотите сплотить удаленную команду…
То…
На совещании уделите время вопросам, которые не связаны с работой, найдите точки соприкосновения, обсудите новости или слухи.
Зачем?
В разделе «Герои команды» можно отмечать вклад каждого участника. Это поможет поддерживать в коллективе положительный настрой.
С помощью раздела «Слухи» каждый сможет ощутить причастность к делам компании.
Если…
Вы хотите избежать ситуаций, когда на совещании подолгу говорит один участник…
То…
Используйте доску Trello, чтобы создать структуру совещания и дать возможность всем в нем поучаствовать.
Зачем?
Участники команды должны понимать цели и структуру совещаний, а также знать, насколько часто они проводятся.
Любой участник может добавить карточку в список «Обсудить на совещании».